OFFRE DE STAGE : ASSISTANTE OPÉRATIONNELLE POLYVALENTE

Dans le cadre du renforcement de son organisation interne, une agence de communication recherche une stagiaire Assistante polyvalente pour accompagner directement le Directeur Général dans la gestion de ses activités quotidiennes, le suivi administratif et commercial ainsi que certaines opérations financières et organisationnelles.

La candidate retenue devra être une personne organisée, réactive, proactive et capable d'apporter un véritable soutien opérationnel au Directeur Général, en facilitant son organisation, le suivi de ses dossiers et l'exécution de diverses tâches.

2. Missions et responsabilités

Sous la supervision directe du Directeur Général, la stagiaire aura notamment pour missions :

A. Assistance directe au Directeur Général

• Assurer le suivi de son agenda et de ses rendez-vous.

• Lui rappeler régulièrement les échéances, réunions et tâches à effectuer.

• Assurer le suivi des instructions et rappeler les tâches en attente de réalisation.

• Préparer les informations et documents nécessaires à certains rendez-vous.

• Effectuer des courses et démarches administratives pour le compte de l'entreprise.

• Participer ponctuellement à la représentation de l'entreprise lors de certains rendez-vous, après briefing.

B. Suivi administratif et gestion des créances

• Assurer le suivi des dossiers administratifs et veiller au respect des échéances.

• Participer au suivi des créances clients conformément aux procédures établies.

• Effectuer les relances téléphoniques et écrites auprès des clients concernés.

• Mettre à jour les tableaux de suivi des créances et rendre compte des actions menées.

• Veiller à l'application régulière des processus et procédures de recouvrement.

• Signaler les retards, difficultés et situations nécessitant l'intervention du Directeur Général.

C. Appui commercial et prospection

• Aider le Directeur Général à identifier et suivre les opportunités commerciales.

• Participer à la prospection téléphonique et par courrier.

• Effectuer des relances auprès des prospects et partenaires.

• Assurer le suivi de certains dossiers commerciaux.

• Mettre à jour les informations relatives aux prospects et opportunités commerciales.

D. Veille administrative et communication digitale

• Participer à la veille administrative.

• Contribuer ponctuellement au suivi et à l'animation des réseaux sociaux de l'agence.

• Assurer le suivi de certaines informations et sollicitations professionnelles.

3. Profil recherché

• Être étudiante en fin de formation ou récemment diplômée en assistanat de direction, secrétariat, gestion administrative, commerce, management ou domaine similaire.

• Avoir une bonne capacité d'organisation et de gestion des priorités.

• Être à l'aise avec les appels téléphoniques, les relances et les échanges professionnels.

• Avoir un intérêt pour les activités commerciales et le suivi des créances.

• Être disposée à effectuer des déplacements et courses administratives.

• Être capable de travailler dans un environnement dynamique et polyvalent.

4. Compétences et qualités attendues

• Bonne maîtrise de Word, Excel et des outils de messagerie.

• Capacité à utiliser un agenda numérique et des outils de suivi.

• Bonne expression orale et écrite.

• Organisation, rigueur et ponctualité.

• Proactivité et force de proposition.

• Discrétion et respect de la confidentialité.

• Persévérance et diplomatie dans les relances.

• Autonomie, réactivité et sens des responsabilités.

5. Critère essentiel de réussite

La candidate recherchée doit être une personne sur laquelle le Directeur Général peut réellement s'appuyer au quotidien : capable de lui rappeler ses engagements, de suivre les dossiers jusqu'à leur aboutissement, d'anticiper certains besoins et de prendre en charge les tâches confiées avec sérieux.

Elle devra également être suffisamment curieuse et impliquée pour s'informer sur les dossiers en cours, comprendre les enjeux et assurer un suivi efficace sans attendre systématiquement les instructions

Ce que l'agence vous offre

Vous bénéficierez :

• Une expérience professionnelle polyvalente : une immersion directe dans la gestion administrative, commerciale et opérationnelle d'une entreprise.

• Un apprentissage pratique : une participation active aux activités quotidiennes et une meilleure compréhension du fonctionnement d'une agence de communication.

• Un accompagnement de proximité : un encadrement direct par le Directeur Général, permettant de développer votre sens des responsabilités et votre capacité à prendre des initiatives.

• Une montée en compétences : le développement de vos aptitudes en organisation, prospection commerciale, suivi client, recouvrement et créations de contenu

• Une meilleure connaissance du monde professionnel : des interactions avec les clients, partenaires et collaborateurs, ainsi que la possibilité de participer à certains rendez-vous professionnels.

• Une opportunité de développement personnel : le renforcement de votre autonomie, de votre confiance en vous, de votre réactivité et de votre capacité à gérer plusieurs responsabilités.

Ce stage constitue une opportunité d'apprentissage pour une personne motivée, désireuse de développer des compétences concrètes et de s'investir dans un environnement professionnel dynamique.